Declaración de privacidad de Elaira

Elaira es un servicio de Zonexa. Sus datos de identificación y contacto están en el aviso legal. Para cualquier cuestión sobre tus datos puedes escribirnos desde zonexa.net/contacto.

En Elaira actuamos con dos papeles distintos:

• Como responsables de los datos de las personas que usan Elaira: titulares de las cuentas, personas con acceso, empleados con su acceso propio y gestorías.
• Como encargados del tratamiento de los datos que cada autónomo guarda en su cuenta (sus clientes, proveedores y empleados). En ese caso el responsable es el autónomo: tratamos esos datos solo para prestarle el servicio, según lo que él decide guardar, y nunca para fines propios, como recoge el anexo de encargo del tratamiento.

• Tu cuenta: nombre, correo electrónico y contraseña (guardada cifrada, nadie puede leerla).
• Tu negocio: nombre comercial, razón social, NIF, dirección, teléfono, correo e IBAN si lo añades.
• Lo que guardas en Elaira: clientes y proveedores, catálogo, presupuestos, facturas, cobros, gastos y sus justificantes, histórico, modelos de impuestos, en el plan Empresa los movimientos de los extractos bancarios que subas para conciliar y, en los planes Pro y Empresa, datos de tus empleados (nombre, DNI, contacto, puesto, número de afiliación, fecha de nacimiento, domicilio, datos del contrato, jornada, grupo de cotización, salario y cuenta para la nómina, nóminas, contratos, fichajes y vacaciones).
• Pagos: los hace nuestro proveedor de pagos. Elaira nunca ve ni guarda los datos de tu tarjeta: solo las referencias de tu suscripción y un identificador de la tarjeta (sin su número) para aplicar una sola prueba gratuita por tarjeta.
• Uso del asistente: lo que escribes o dictas al asistente y los datos de tu negocio que consulta para responderte. La conversación es temporal (apartado 6); guardamos solo un contador de uso para aplicar los límites del servicio.
• Seguridad y funcionamiento: registro de accesos y de acciones importantes (quién hizo qué y cuándo), dirección IP y datos técnicos necesarios para proteger las cuentas.
• Gestorías: datos de contacto de la gestoría y de las personas de su equipo, y las solicitudes que nos envían para darse de alta.

• Prestarte el servicio (tu cuenta, tus documentos, el asistente, los avisos y la relación con tu gestoría) y cobrar la suscripción: es necesario para cumplir el contrato que aceptas al crear la cuenta.
• Emitir y conservar las facturas de tu suscripción y atender a la Agencia Tributaria: obligación legal.
• Seguridad y prevención del fraude (registros de acceso, límites de intentos, antivirus de los archivos subidos, una prueba gratuita por tarjeta) y copias de seguridad: interés legítimo en proteger el servicio y tus datos.
• Atender la solicitud de alta de una gestoría: aplicación de medidas precontractuales a petición suya.

No usamos tus datos para publicidad, no los vendemos y no elaboramos perfiles. El asistente no toma decisiones por ti: propone y tú confirmas.

Solo con los proveedores que necesitamos para prestar el servicio, con contrato y siguiendo nuestras instrucciones:

• IONOS: servidor, base de datos y archivos, en la Unión Europea, y almacenamiento de las copias de seguridad cifradas, también en la Unión Europea.
• Brevo: envío de los correos de aviso (recibe tu correo, tu nombre y el texto del aviso).
• Stripe: cobro de la suscripción con tarjeta.
• Anthropic (modelo Claude): el asistente y la lectura de tiques. Recibe lo que escribes al asistente, los datos de tu negocio que consulta para responderte y las fotos o PDF de los gastos que le pides leer.
• Dictado por voz: no lo hace Elaira sino tu navegador. Si lo usas, en Google Chrome el audio pasa por los servidores de Google y en Safari por los de Apple.

Además, tu gestoría ve los datos de tu negocio solo si le das acceso, con los permisos que elijas, y puedes retirárselo cuando quieras. Cuando la ley lo exija, podremos facilitar datos a las autoridades.

Stripe y Anthropic pueden tratar datos en Estados Unidos. En esos casos la transferencia se ampara en las garantías que prevé el Reglamento General de Protección de Datos, como las cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea o la adhesión del proveedor al Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU.

• Conversaciones con el asistente: se borran al cerrar sesión, al pulsar «Limpiar chat» o tras 30 minutos sin uso.
• Datos de tu cuenta y tu negocio: mientras uses Elaira.
• Altas sin terminar (sin añadir la tarjeta): 7 días.
• Si no se paga o cancelas: la cuenta queda en solo lectura 90 días para que puedas pagar o descargar tus datos; después se eliminan. Se guarda una copia especial durante 20 días (15 si la eliminación la pediste tú) para corregir posibles errores técnicos, y al caducar se borra todo, auditoría incluida.
• Tras la eliminación solo queda el código de tu cuenta y, si no la pediste tú, tu correo asociado a ese código, para que lo recuperes si vuelves. Si la pides tú, también se borra tu usuario.
• Copias de seguridad ordinarias: las de hoy y de ayer y la última de cada día durante 14 días.
• Facturas de tu suscripción: el tiempo que exigen las normas fiscales y mercantiles.

Las facturas que tú emites con Elaira las debes conservar tú el tiempo que exige la ley: puedes descargarlas en cualquier momento.

Puedes pedir acceder a tus datos, rectificarlos, suprimirlos, oponerte a su tratamiento, limitarlo y llevártelos (portabilidad) escribiéndonos desde zonexa.net/contacto. Muchos los puedes ejercer tú mismo: corregir tus datos en Ajustes, descargar todos los datos de tu negocio o eliminar tu cuenta.

Si eres cliente, proveedor o empleado de un autónomo que usa Elaira, dirígete a él, que es el responsable de tus datos; le ayudaremos a atenderte. Si crees que no hemos tratado bien tus datos, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (aepd.es).

• Conexión siempre cifrada (HTTPS) y contraseñas guardadas con un algoritmo de cifrado irreversible.
• Cada negocio solo ve sus datos; tu gestoría y tu equipo, solo lo que les permites.
• Copias de seguridad cifradas dos veces al día y comprobadas.
• Antivirus de los archivos que se suben, que se ejecuta en nuestro propio servidor.
• Doble factor de acceso en el panel de administración y registro de las acciones importantes.

Si se produjera una brecha de seguridad que afectara a tus datos, te avisaríamos y lo comunicaríamos a la autoridad de control en los plazos legales.

Elaira está pensada para profesionales y no se dirige a menores de 18 años. Solo usa las cookies técnicas necesarias para mantener la sesión iniciada (política de cookies). Si cambiamos esta declaración de forma importante te avisaremos; la fecha de la versión vigente está al principio.